Cách Viết Và Những Mẫu Thư Tín Thương Mại Tiếng Anh Cơ Bản, Hướng Dẫn Cách Viết Thư Tín Thương Mại Đúng Chuẩn

Trong doanh nghiệp, việc thực hiện thư tín để tiếp xúc với những đối tác bên phía ngoài cũng như nội bộ công ty rất phổ biến. Bởi vì vậy, fan viết cần được nắm được những tin tức căn bản về thư tín dịch vụ thương mại để hoàn toàn có thể truyền tải thông tin hiệu quả.

Bạn đang xem: Mẫu thư tín thương mại tiếng anh


*

Trong doanh nghiệp, việc thực hiện thư tín để giao tiếp với những đối tác bên ngoài cũng như nội bộ doanh nghiệp rất phổ biến. Vày vậy, người viết cần được nắm được những thông tin căn phiên bản về thư tín thương mại dịch vụ để rất có thể truyền tải tin tức hiệu quả.

Giới thiệu phổ biến về thư tín mến mại

Thư tín thương mại dịch vụ đóng vai trò đặc biệt trong mua bán hiện nay. Đây là trong những cách đàm phán dễ dàng và đơn giản và dễ triển khai và được sử dụng như là một trong những phương tiện trao đổi thông tin trong nghành nghề dịch vụ kinh doanh. Trong thời kỳ trái đất hóa hiện nay, hầu hết các thư phần đa được viết bằng tiếng Anh với kết cấu chặt chẽ.

Thư tín dịch vụ thương mại phản ánh sự bài bản cũng như năng lực của fan viết thư, thậm chí là còn là thay mặt đại diện hình hình ảnh của một công ty. Tiếp xúc bằng thư tín thương mại một phương pháp hiệu quả có thể thúc đẩy mối quan hệ tuy vậy phương giỏi đẹp thân hai doanh nghiệp. Trái lại, việc tiếp xúc qua thư từ không hiệu quả có thể gây ra các vấn đề, như dẫn mang lại hiểu nhầm, không đúng sót, chậm rãi trong vấn đề kinh doanh, cũng như tác động không xuất sắc đến quan hệ giữa cá thể và tập thể.

Trong doanh nghiệp, việc áp dụng thư tín để giao tiếp với các đối tác bên ngoài cũng như nội bộ công ty rất phổ biến. Do vậy, người viết cần được nắm được những tin tức căn bản về thư tín dịch vụ thương mại để có thể truyền tải tin tức hiệu quả.

Các các loại thư cơ bản

Xét về các bước trong giao dịch, thư tín thương mại dịch vụ có thể phân thành các loại như sau:

Enquiry (thư hỏi hàng)

Reply to lớn enquiry (thư trả lời thư hỏi hàng)

Quotation (thư báo giá)

Offer (thư xin chào hàng)

Order (thư để hàng)

Complaint (thư năng khiếu nại)

Reminder (thư kể nợ)

Bên cạnh đó, còn nhiều một số loại thư khác dựa vào vào mục đích trao đổi thông tin của fan viết.

Bố viên của thư tín dịch vụ thương mại tiếng Anh

Dưới đấy là ví dụ một lá thư thương mại hoàn chỉnh:

*
Ví dụ một lá thư dịch vụ thương mại hoàn chỉnh

Các nội dung của bức thư được trình bày với kết cấu cụ thể như sau:

Địa chỉ fan gửi

Bregade 51

DK 1260

Copenhagen K

DENMARK

Ngày tháng

May 24th 2020

Địa chỉ fan nhận

Compuvision Ltd

Warwick House

Warwick Street

Forest Hill

London SE29 1JF

UK

Dòng giữ ý

For the attention of the Sales Manager

Lời chào

Dear Sir or Madam

Nội dung lá thư

Please would you send me details of your DVD video systems.I am particularly interested in the Omega range.

Phần kết

Yours faithfully

Chữ kí

B. Kaseen

(Ms) B.Kaseen

(Nguồn Oxford Handbook of Commercial Correspondence)

Địa chỉ người gửi

Địa chỉ fan gửi thường đặt ở phía góc yêu cầu của tờ giấy. Câu hỏi đặt địa chỉ người gửi ở góc trái tờ giấy vẫn được chấp nhận, nhưng bí quyết sử dụng này không phổ biến. Địa chỉ fan gửi hay được viết theo bố cục tổng quan Blocked (các loại không thụt lùi vào đầu dòng).

Ngày/ tháng/ năm

Ngày tháng thường được viết dưới địa chỉ cửa hàng người gửi, bí quyết một dòng. Trong trường hòa hợp thư tất cả tiêu đề, ngày tháng thường xuyên được viết sinh sống phía lề bắt buộc của trang giấy, tháng ko được viết thành số

Đuôi của tự chỉ ngày (-th, -rd, -st) có thể được lược bỏ. Lấy ví dụ 1st January rất có thể viết là 1 January, cùng viết hoán đổi sản phẩm công nghệ tự thời điểm giữa tháng ngày đều gật đầu đồng ý được, lấy một ví dụ 1 February tốt February 1. Lưu giữ ý, sàng lọc thứ tự như thế nào thì cũng cần sự nhất quán xuyên trong cả lá thư.

Địa chỉ fan nhận

Được viết dưới địa chỉ người gửi cùng được căn lề trái. Nếu bạn gửi biết thương hiệu của người nhận, người viết viết tên fan nhận sinh hoạt dòng trước tiên của địa chỉ, ví dụ Mr.Nam Nguyen.

Nếu phân vân tên, chỉ biết vị trí chức vụ của fan đó, fan viết có thể viết The Sales Manager (Trưởng phòng ghê doanh), The marketing Director (Giám đốc Marketing),…Thậm chí người viết còn có thể đề bạn nhận là cả một cơ quan trong một công ti,ví dụ như Human Resources Department (Phòng Nhân sự), Sales & kinh doanh Department (Phòng marketing & Marketing),…

Trong trường hợp bạn gửi lừng chừng gì về công ty, lưỡng lự người/ phòng ban cần gửi một cách thiết yếu xác, người viết chỉ việc viết tên của công ty. Sau thương hiệu của fan nhận/ chống ban/ công ty, máy tự của add nên như sau:

Tên của tòa án nhân dân nhà

Số của tand nhà, tên đường

Tên thành phố và mã bưu chính

Tên quốc gia

Dòng lưu giữ ý

Được viết sau địa chỉ của người nhận. Đây là phần không buộc phải trong lá thư. Tuy nhiên dòng xem xét sẽ giúp nhấn mạnh về thông tin của fan nhận để tăng cường tính bảo mật thông tin của lá thư hơn.

Ví dụ: For the attention of the Sales Manager

Lời chào

Anh

Mỹ

Trang trọng (gửi tới người chưa rõ đích danh)

Dear Sir (người lũ ông không rõ tên)

Dear Madam (người thanh nữ chưa rõ tên)

Dear Sir or Madam hoặc Dear Sir/ Madam (giới tính không rõ)

Dear Sirs (tới ban ngành hoặc cả công ti)

Dear Sir:

Gentlemen:

Ít long trọng hơn (gửi tới fan đã rõ đích danh)

Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ

Dear + tên

Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ

Dear + tên

Nội dung của bức thư

Nội dung sẽ dựa vào vào thể một số loại thư là gì (thư chào hàng, hỏi hàng, …)

Ví dụ đối với thư đặt hàng:

We thank you for your offer No. 303 và have pleasure in placing an order on the following terms and conditions:

Commodity: Rush mats

Quality & specifications: as per attached specifications & designs

Quantity: 5000 pieces

Unit price: USD 0.445/ piece CIF Hamburg, including packing

Packing: lớn be wrapped in strong rush-matting hooped in iron wires, đôi mươi pieces in one bale an marked …

Delivery: 3000 pieces in…, 2000 pieces in…

Payment: by irrevocable L/C and confirmed by London Commercial bank opened 15 days prior lớn the first shipment. The goods are required to be insured under “All risks” term form warehouse in vn to warehouse in Hamburg.Please confirm your acceptance of this order and your acceptance should reach us not later than 14 days after the date of this order.We look forward lớn receiving your soon reply.

Đối cùng với bức thư mua hàng này, tín đồ viết sẽ chỉ ra các thông tin quan trọng cho 1-1 đặt hàng của mình (tên sản phẩm, số lượng, hóa học lượng, giá chỉ cả, phương pháp thanh toán, con số hàng giao…)

Blocked style (Viết không thụt lùi đầu dòng, mỗi đoạn giải pháp nhau một dòng) được sử dụng thông dụng nhất

Lời kết

Bắt đầu

Kết thúc

Dear Sir. Dear Sir, Dead Madam, Dear Sir/ Madam

Yours faithfully

Dear Mr/Mrs + tên

Yours sincerely

Lá thư cùng với người bạn thân thiết hoàn toàn có thể kết với từ “Best wishes”

Người Mĩ kết thư long trọng với “Yours truly”, hay “Truly yours”. Mặc dù nhiên, điều này lại không phổ biến trong thư tín của người Anh.

Dấu phẩy đằng sau các cụm lời kết có thể có hoặc không.

Lời kết thường căn lề trái.

Chữ kí

Chữ kí bao gồm chữ kí tay của fan viết với tiếp đó là khối chữ ký bao gồm tên và vị trí quá trình của người gửi thư

Ngoài ra còn có các phần như:

Tiêu đề thư

Tiêu đề thư được viết trên thuộc của một bức thư khắc ghi những tin tức cơ phiên bản của một doanh nghiệp lớn như logo, tên thương hiệu, địa chỉ, email, số năng lượng điện thoại…

Ví dụ: FOOTSTEP PRODUCTIONS LTD

8 Driscoll House 19 Southampton Street London WC2E 7QG United Kingdom

Telephone: 071-836-990

Đính kèm

Nếu bức thư có tài liệu đính thêm kèm, tại phần cuối hay được viết “Enc.” hoặc “Encl.”

Số liệu của tài liệu cũng hoàn toàn có thể được liệt kê.

Ví dụ: Encl. Order no.123

Hoặc Encl. Bill of lading (2 copies)

Per pro

Từ Per pro được viết tắt là P.P có nghĩa là đại diện, thay mặt cho ai đó, và được sử dụng khi trợ lí/nhân viên cấp cho dưới kí đại diện thay mặt cho giám đốc/ tín đồ cấp bên trên của họ. Per pro lộ diện trong phần chữ kí.

Đặc điểm của thư tín dịch vụ thương mại tiếng Anh

Độ dài

Người viết cần để ý đến lượng thông tin được truyền mua qua thư đủ cân nặng đối, phù hợp để bạn nhận hiểu. Phong thái viết tương tự như ngôn ngữ thực hiện sẽ tác động tới độ dài của bức thư.

Thứ tự

Bức thư rất cần phải sắp xếp theo như đúng logic. Mỗi ý tưởng, thông tin phải có sự link với nhau. Tín đồ viết ko nên liên tục chuyển từ chủ đề này sang nhà để khác khi không làm rõ hoàn thành điểm tin tức ở mỗi nhà đề.

Phong giải pháp và ngôn ngữ

Tính đối kháng giản

Ngôn ngữ của một bức thư thanh toán trong dịch vụ thương mại quốc tế rất cần được giữ tại mức độ đối kháng giản, dễ hiểu cho những người nhận tranh áp dụng ngôn ngữ mang tính chất học thuật thừa cao. Dưới đó là hai phiên bản khác nhau mặc dù cùng có mục đích lý giải lí vì sự lờ lững trong việc thanh toán khoản nợ cơ mà lại khác nhau trong phong thái và ngôn từ viết.

*Phiên bạn dạng thứ nhất:Dear Sir/ MadamI beg lớn acknowledge receipt of your letter of the 15th inst. In connection with our not clearing our account, which was outstanding as of the over of June.Please accept our profuse apologies. We were unable lớn settle this matter due to lớn the sudden demise of Mr Noel, our Accountant, và as a result were unaware of those accounts which were to be cleared. We now, however, have managed lớn trace all our commitments và take pleasure in enclosing our remittance for L2,12O, which we trust will rectify matters.We hope that this unforeseen incident did not in any way inconvenience you nor lead you khổng lồ believe that our not clearing our balance on the due date was an intention on our part to lớn delay payment.We remain, yours, etc…

* Phiên bản thứ hai:Dear Mr Aldine,I am replying to your letter of 15 July asking us lớn clear our June balance.I apologize for not settling the trương mục sooner, but due to lớn the unfortunate death of Mr Noel, our Accountant, there have been delays in settling all of our outstanding balances.Please find enclosed our cheque for L2, 720, và accept our apologies for any inconvenience.Yours sincerely

Các tự ngữ sử dụng trong phiên phiên bản thứ nhất các trực tiếp (I am replying, I apologize), tự ngữ đơn giản, dễ nắm bắt (unfortunate death, delays in settling, ..). Cách trình diễn nội dung solo giản, trọng tâm. Đoạn 1 lý giải lí do viết thư, đoạn 2 phân tích và lý giải rõ lí vày không giao dịch nợ đúng hạn và đoạn 3 nhu cầu lỗi kèm thông tin về số tiền nợ được thanh toán.

Trong lúc đó, phiên bản thứ nhất sẽ gây nên khó hiểu cho những người nhận với các từ ngữ phức tạp (profuse apologises, demise, …), các cấu trúc mang tính con gián tiếp, không trực tiếp diễn giải rõ ý (unaware of those accounts which were to lớn be cleared, an intention on our part khổng lồ delay payment.)

Phiên phiên bản thứ hai sẽ mang lại hiệu quả cao hơn trong tiếp xúc thư tín dịch vụ thương mại tiếng Anh.

Tính lịch sự

Lịch sự là một trong yếu tố quan trọng cần được để ý để kị tạo cho những người đọc tuyệt vời không tốt hay cảm hứng bị xúc phạm.Dưới đấy là hai bức thư đề cập nợ. Cùng với một nội dung, nhưng phong cách viết khác nhau sẽ khiến ngược đọc có tuyệt vời khác nhau đối với người viết.

*Phiên bạn dạng 1:Dear Mr.RohnI’ve already written to you concerning your debt of 1,994 USD. This should have been cleared three months ago. You seem unwilling to co-operate in paying us. We’ll sue you if you vị not clear your debt within the next ten days.Yours. Etc.

*Phiên bản 2:Dear Mr RohnI refer to lớn our previous letter sent on 10 October in which you were asked khổng lồ clear the balance of 1,994 USD on your account, which has been outstanding since July. As there has been no reply, I shall have to consider handing over the matter to lớn our solicitors. However, I am reluctant to bởi this & am offering a further ten days for the tài khoản to be settled.Yours sincerely

Ở phiên phiên bản thứ nhất, các câu hết sức ngắn gọn. Tín đồ viết còn sử dụng từ viết tắt (I’ve, We’ll), câu công ty động mang ý nghĩa đe dọa (We’ll sue you if…)

Ở phiên bạn dạng thứ hai, tín đồ viết áp dụng câu phức có đại từ quan hệ nam nữ (I refer to our previous letter sent on 10 October in which you were asked to lớn clear the balance of 1,994 USD on your account, which has been outstanding since July), cấu tạo bị động, (for the trương mục to be settled), các từ viết đúng thể, ko viết tắt (there has, I shall, I am…)

Có thể thấy phiên bản thứ hai, tín đồ viết mô tả sự cứng nhắc nhưng vẫn đầy lịch sự, tôn trọng người đọc. Phiên phiên bản thứ hai sẽ với lại kết quả cao hơn trong tiếp xúc thư tín yêu mến mại.

Sự rõ ràng

Bất kì mô hình thư tín nào nói phổ biến và thư tín dịch vụ thương mại tiếng Anh nói riêng phần đông cần bảo đảm an toàn tính cụ thể về nội dung. đa số lỗi tạo ra sự nặng nề hiểu đến bức thư thường vì các tại sao như sau:

Viết tắt

Chỉ nên dùng viết tắt khi có sự thống độc nhất cả nhì bên; hoặc đó là hồ hết từ viết tắt thông dụng và phổ cập (ví dụ các lao lý CIF, FOB; các tổ chức trái đất như EU, các non sông trên trái đất như UK ,..)

Con số

Diễn giải về bé số hoàn toàn có thể gây nhầm lẫn. Ví dụ, để diễn giải số thập phân, người Mĩ và bạn Anh sử dụng dấu chấm, còn fan châu u lại sử dụng dấu phẩy. Ví dụ, với bé số miêu tả ý nghĩa “hai mươi bốn phẩy bảy trăm hai hai”, một fan Anh và Mĩ sẽ viết là 24.722 còn tín đồ châu u sẽ viết là 24,722 (nhưng số lượng này lại tức là “hai bốn nghìn bảy trăm hai hai” với những người Anh hoặc Mĩ)

Có thể ghi cả chữ và số nhằm tránh gây nhầm lẫn. Ví dụ như 10,995.50 (ten thousand nine hundred and ninety-five pounds fifty pence)

Giới từ

Mỗi giới từ khi được áp dụng trong câu gần như thể hiện ý nghĩa riêng. Vày vậy, nếu bạn viết không chú ý, tín đồ nhận thư có thể sẽ phát âm nhầm văn bản được truyền tải.

Ví dụ, trong tía câu dưới đây, có một sự biệt lập rất lớn:

The price has been increased khổng lồ 50 USD (Giá tăng tới 50 USD)

The price has been increased by 50 USD (Giá tăng một khoảng là 50 USD)

The price has been increased from 50 USD (Giá tăng trường đoản cú 50 USD)

Sự bao gồm xác

Lỗi bao gồm tả
Người viết đề xuất nhớ kiểm soát lỗi thiết yếu tả trước lúc gửi thư. Các lỗi thiết yếu tả tuy bao gồm thể nhỏ dại nhưng đang gây cho tất cả những người đọc tuyệt vời không giỏi về phiên bản thân người viết và chính công ti họ vẫn đại diện. Fan viết rất có thể đọc lại nhiều lần trước lúc gửi, hoặc gửi cho những người khác đọc thử trước lúc gửi bức thư bằng lòng để tránh phần đông lỗi sai không đáng có. Lân cận đó, sử dụng các công chũm kiểm tra chính tả auto sẽ giúp người tiêu dùng hạn chế lỗi.

Tên, chức danh, địa chỉ
Viết đúng mực tên, địa chỉ, chức danh. Nếu tín đồ viết đo đắn đích danh người gửi, tín đồ viết không nên đề Dear Sir hoặc Dear Madam, mà nên ghi đầy đủ Dear Sir/ Madam. Hoặc nếu tín đồ viết biết thương hiệu của fan nhận và lừng chừng giới tính của họ, rất tốt nên viết Dear Mr/ Ms + tên.

Giá cả, đơn vị chức năng đo lường
Người viết đề xuất sự rõ ràng, đúng chuẩn và biệt lập trong vấn đề đề cập đến giá cả hay solo vị đo lường và thống kê trong thư tín yêu quý mại, đặc biệt quan trọng trong vấn đề báo giá/ đặt đơn hàng. Việc thiếu rõ ràng, đúng đắn trong khâu này sẽ gây ra thiệt hại đáng kể.Ví dụ trong thư kính chào hàng:Commodity: Trouser suits sizes 8-16 in white, yellow, read. Sizes 14 – 16 in pink. 2650 per 100 units (con số 2650 chỉ mức chi phí cho 100 sản phẩm nhưng fan viết lại quên đề cập đến đơn vị chức năng tiền tệ, ví dụ USD, pound, …)

Các phần đính kèm
Người viết bắt buộc kiểm tra trước lúc gửi vẫn đính kèm rất đầy đủ các tư liệu với bức thư chưa và đồng thời, chất vấn liệu phần tài liệu đó tất cả đúng với nội dung của bức thư không.

Tổng kết

Việc viết thư tín dịch vụ thương mại tiếng Anh tuy không thật phức tạp nhưng bạn viết rất cần được tuân thủ một số trong những quy tắc để thể hiện tính bài bản của fan viết nói riêng cùng cả công ti nói chung. Văn phong cũng giống như cách trình diễn của thư tín thương mại dịch vụ tiếng Anh bao gồm đôi phần khác so với những loại bài viết khác. Vị vậy, fan viết cần phải có sự chuẩn bị, xem thêm và rèn luyện kĩ càng để viết ra đều bức thư đạt công dụng cao nhất, truyền tải không chỉ có đúng không thiếu thốn thông tin mà lại còn bài bản và lịch sự

MỤC LỤC NỘI DUNG

Mẫu câu Order
Đặt hàng – Order
I. Placing an order3. Covering letter
Layout of business letter
Mẫu thư request
Các câu khởi đầu thư hỏi hàng:Thư xin chào hàng

Commercial correspondence- thư tín yêu quý mại

Business letter- Order Sample

Dear Mr. Schmidth

Thank you for your enquiry of 30 May 2012 and please find enclosed our offer for bamboo salad bowl sets No 05/VH-WM/12 và the latest catalogue. However, we would like to note the following points:

The price at which the goods are offered is USD 10.5 per phối CIF Hamburg, Germany including packing, firm within three months, we also allow a 5% usual trade discount of FOB price for your first order.

Xem thêm: Chương trình cử nhân quốc tế fpt có được quốc tế công nhận không?

We have the good available for immediate shipment from stock within 3 weeks from receipt of your official order for order under 2000 sets.

Payment is to lớn be made in US Dollar by L/C at sight khổng lồ be opened through Commerz
Bank, Muenchen 30 days prior to lớn the shipment.

We assure you that our bamboo salad bowl sets are food safe, attractive in design, reasonable in price will be popular in the Europe.

We look forward to your early order.

Yours sincerely

Michael Hoang
Director


*

Mẫu câu Order

1


Commercial Correspondence- THƯ TÍN THƯƠNG MẠIBusiness letter- Order
MẪU CÂU1. Thank you for your offer dated 1 December và we agree on your stated terms và conditions.

2. We would lượt thích to thank you for the samples sent to us on 25 last month và would be glad if you accept and make up our enclosed immediately for various carpets.

3. We thank you for offer no. 234 of 6 May for small sized agricultural machines and glad to place an order on the terms & conditions as follows.

4. We would like to confirm your order No. .. By telex sent this morning reading in full as follows:“10 pumps type…. At the price of USD 1200 per unit FOB Haiphong for immediate shipment and payment to be made by irrevocable L/C as usual & state some following points:

5. Thank you for sending us your catalogue và current price danh sách with your offer No. … dated 4 August, but we regret lớn inform that your price is higher than that of other suppliers. However, we hope to have other chance to bởi business with you in the future.

6. Could you please arrange for immediate dispatch? & by the way we enclose the detailed instructions for packing and marking for your attention.

7. We would appreciate your dispatch exactly at the due stated in the order & we shall not take delivery of the goods after 31 December when the season is over in our market.

2

8. We believe that our products with high unique will sell well, và look forward lớn receiving your further orders.

9. We would lượt thích to have three sets of technical instructions for the machine’s installment, operation and maintenance. Once of the 3 sets is to lớn be air-mailed in advance so that we can translate into Vietnamese for domestic consumers, the other two sets are to be shipped with the goods.

10. We think these machines will be guaranteed within 24 months from the delivery date and 6 months since the usage dates.

11. The goods under the order No…. Dated 25 April are ready for collection. We would lượt thích to open a L/C on the terms và conditions as mentioned in the order above.

12. We are glad lớn inform you that the consignment of components for colored TV assembly under your order No…. Has been shipped on board SS Hau River. The ship will be sailing from Osaka tomorrow, and we hope when the goods arrive in sài gòn city, you will be satisfied with them và our promptness in dealing your order.

13. Today, we have received in full the goods placed under order No… và would lượt thích to thank you for your special attention khổng lồ this order. As stated this is only a trial order. Next month we will place large orders and hope lớn receive your regarding special order care.

14. We hope that the perfect fulfillment of the order will lead to better future business relationship on the basic of mutual benefit.

15. We can now feel at ease as our order No. … has been finally fulfilled. Through there were insurmountable difficulties and thought of canceling the order sprang up to our mind at times during the execution of the order. We hope our further large orders in the future will be executed promptly and most efficiently.

IF you have any question, please tương tác me at yahoo: trungcaptaichinhhn.edu.vn

Thư tín yêu mến mại- Business letter/ Commercial Correspondence
Đặt hàng- Order
State of ordering goods:

I. Placing an order

1. Order by letter:

– Must be accurate, clear and easy khổng lồ understand– Includes full details of the seller and buyer’s address, order number & description of the goods: name, reference number, number of units, unit price…– State your requirements as to delivery address, date and mode of transport, insurance, the term of payment agreed, discount…

2. Order form

– Must be provided by the seller– The forms are pre-numbered, & there fore, easy khổng lồ refer to– Important details can not easily be overlooked– It is easy khổng lồ see the general conditions on the front under which orders are placed– Must be sent with a covering letter lớn confirm the details in writing khổng lồ avoid misunderstandings

3. Covering lettera. Explain there is an order accompany the letter

+ công ty chúng tôi gửi kèm thư này đơn đặt đơn hàng số 345 tìm mua 25 máy thu chào bán dẫn hiệu “clearsound”.+ Please find enclosed our Order No. 345 for 25 “clearsound” transitor receivers.+ thank you for your reply of 1 April regarding our e-mail about the labtops. Enclosed you will find our official order for 1000 labtops.

b. Confirm important details such as terms of payment, discount, delivery, và methods of delivery.

+ theo như thỏa thuận, những ngài sẽ được giao dịch thanh toán sau 30 ngày đồng ý đổi hội chứng từ bằng những hội chứng từ gửi cho ngân hàng của chúng tôi( ngân hàng ngoại yêu quý Việt Nam)

+ As agreed you will draw on us at 30 days, D/A, with the documents being sent to our bank, the bank for Foreign trade of Vietnam, Vietcombank.

+ bọn chúng tôi chứng thực là giao dịch bằng thư tín dụng không hủy ngang vẫn được công ty chúng tôi xin mở tại ngân hàng trong khoảng thời hạn 90 ngày.

+ We would lượt thích to confirm that payment is khổng lồ be made by irrevocable L/C for 90 days.

+ công ty chúng tôi xin cảm ơn những ngài đã cho shop chúng tôi được tận hưởng mức phân tách khấu dịch vụ thương mại 30% và 10% khuyến mãi theo số lượng

+ We would lượt thích to thank you for the 30% trade discount & 10% quantity discount you allowed us.

+Chúng tôi xin bảo rằng mức chiết khấu dịch vụ thương mại 25% là phù hợp.

+ We would lượt thích to say that the 25% trade discount is quite safisfactoy.

+ điều đặc trưng là hàng đề nghị được giao trước thời điểm đầu tháng 11 cho kịp mùa giáng sinh.

+ it is essential that the goods are delivered before the beginning of November in time for the Christmas rush.

c. Methods of delivery:

It is a good idea to lớn advise the company on how you want the goods packed & sent.+ Hãy hãy nhờ rằng vận chuyển bằng đường sản phẩm không mới đảm bảo giao hàng nhanh chóng+ Please remember that only airfreight will ensure prompt delivery

d. Packing:

Advise your supplier how you want the goods packed & marked so that they can easily be recognized by the supplier và customer.+ Mỗi dòng đĩa bắt buộc được gói riêng bằng giấy quấn rơm ở bên ngoài và chuyển vận bằng các thùng thưa bởi gỗ bên ngoài ghi rõ”sản phẩm của Mỹ” cùng đánh số tự 1-10+Each piece of crockery is khổng lồ be individually wrapped in thick paper, packed in straw và shipped in wood crates with the words”product of the USA marked outside và numbered 1-10”+ một số loại thảm này phải được đóng góp gói tất cả đai ở nhì đầu nhằm tránh bị mòn.+ The carpets should be wrapped and hooped at both ends khổng lồ avoid wear.

e. Enclosing:

+ cửa hàng chúng tôi sẽ đặt hàng nhiều không chỉ có vậy nếu deals này được hoàn thiện làm công ty chúng tôi hài long.+ We will place further orders if this one is completed to lớn our satisfaction.+ Nếu đơn hàng thử này thỏa mãn nhu cầu mọi yêu thương cầu chắc chắn rằng nó sẽ có tác dụng tăng các chuyển động kinh doanh sau đây gần.+ If this trial order is met satisfactorily, it is likely to lead to further business in the near future.

II. Acknowledging an order

An order should be acknowledged as soon as it is received.+ shop chúng tôi vui mừng thông báo với những ngài là cửa hàng chúng tôi đã thực hiện kết thúc đơn hàng của những ngài và giờ đây đang thu xếp nhằm giao ngay.+ We are pleased to lớn inform you that we have already made up your order và are now making arrangements for shipment to lớn Osaka.

+ Đơn mặt hàng số 642 hiện nay đang được xử lý và sẵn sàng chuẩn bị giao vào vào ngày cuối tuần này.+ Your order no. 642 is now being processed và should be ready for dispatch by the kết thúc of this week.

III. Advising dispatch

When the goods are dispatched, the buyer should be notified, either by advice chú ý or by letter stating what has been sent, when the goods were send & reached the destination, the means of transport used,.. So that he an make the necessary arrangements khổng lồ get the goods.

+ hàng của những ngài đặt cài đã được xếp lên tàu Oriet đi từ hải phòng vào ngày 4/5 và sẽ đến Kobe vào ngày 8/5. Các chứng từ vận tải đường bộ đã được gửi cho ngân hàng ở Kobe để dìm hàng.+ Your order is already on board the SS Orient và sailing from nhì phong on 4 May & arriving Kobe on 8 May. The shipping documents have been forwarded to lớn your bank in Kobe for collection.

IV. Decling the order

– Reasons for decling an order+ The seller is not satisfied with the buyer’s terms and conditions.+ The goods are not available+ The buyer’s credit is suspected– How khổng lồ write letters rejecting orders?+ Regret your inability khổng lồ met the buyer’s needs+ Propose an alternative product, if one is available

V. Seller’s counter offer

When the seller receives an order he can not meet for some reasons, he mays:+ send a substitute+ made a counter offer+ regretfully decline the order

Exercise

1. Shop chúng tôi xin cảm ơn thư chào hàng của các ngài đề ngày 1 tháng 12 và chúng tôi thấy bao gồm thể gật đầu đồng ý được những đk nêu vào đó:

Thank you for your offer dated 1 December and we agree on your stated terms and conditions.

2. Shop chúng tôi xin cảm ơn sản phẩm mẫu những ngài sẽ gửi cho shop chúng tôi hôm 25 mon trước và sẽ rất vui miệng nếu những ngài chấp nhận và thực hiện ngay đơn mua hàng mua các loại thảm mà cửa hàng chúng tôi gửi kèm thư này.

We would lượt thích to thank you for the samples sent to us on 25 last month and would be glad if you accept & make up our enclosed order immediately for various carpets.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *